報告や連絡の時になぜかうまく伝わらない！
どうすればいいんだろう？
原因は「事実」と「主観」の区別ができていないからかも？
報告や連絡の時には「事実」だけを伝えよう！
上司に報告するときや連絡する時に
なぜかうまく伝わらない時ってありませんか？
もしかしたら「事実」と「主観」が混ざった状態で相手に説明しているのかもしれません。
事実と主観この二つを一緒につけてしまうと
伝わるものも伝わらなくなってしまいます。
改善策は極力「事実」を相手に伝えるだけ。
そうすれば、相手もスムーズに理解してくれます。
・報告・連絡が苦手な人
・新社会人
・説明が上手くいかず悩んでいる人
コミュニケーション能力は重要です。
人間関係を良好にするためにもぜひ実践してみてください(‘ω’)
事実と主観
まずは「事実」と「主観」の違いからです.
事実
→物事や実際に起きたこと。客観的な事象のこと.
主観
→ある事実について、その人が受けた印象や考えのこと。
以下、具体例です。
事実 → 気温10℃
主観 → 今日は寒い
具体例では気温10℃が事実です。
それに対して主観は「今日は寒い」です。
もし仮に、住んでる地域が氷点下-20℃を下回っていたら
気温10℃は暖かく感じるかもしれません。
このように同じ事実でも受け取る人によっては感じ方が違います。
具体例はしょぼい内容ですが
実際のビジネスでは「事実」と「主観」が混ざってしまっているケースが多いです。
実際のビジネスでの具体例
では実際の現場でのダメな具体例を紹介します。
今日の面会の結果どうだった？新薬を採用してくれそう？
多分大丈夫だと思います
大丈夫ってことは採用になったのね？
いえ！採用の承諾はいただいておりません
どこがダメだったの？
安全性の部分の質問が多かったので
そこがダメだったようです。
安全性のデータをしっかり示せば
採用してくれそうなのね？
多分大丈夫です
（大丈夫かな……）
どうでしょうか。
今回のケースでは
部下は「主観」でしか回答していません。
- 最初の質問で採用したかどうか答えていない
- 安全性の質問が多かったから安全面がネックだと勝手に判断
- 最後は根拠もなしに大丈夫と回答
私も最近までこのような報告をしていました。
この場面での正解例はこのようになります（長くなります…）。
有効性・安全性を説明しましたが、患者からのクレームが怖いからもっと安全性情報がほしいとのことで、採用いただけませんでした。
有効性・剤形・用法は問題なしとのことなので、安全面さえ納得いただけましたら採用いただけます。
主観的なことを言わず、事実だけを伝えると
上司もムダな質問をしなくてもよいですし、質問の回答もすぐに理解できます。
ではどのような点を意識すればよいのでしょうか。
「事実」だけを伝えるコツ
「主観」をできるだけなくして「事実」だけを伝えるコツは
伝える相手のことをひたすら考えることです。
相手が聞きたいことが何かをしっかり考えれば正確な回答ができるはずです。
相手に意見を求めているときは別ですが
ヒトは何かしらの事実が知りたくて質問しているはずです。
先ほどの具体的で考えます。
今日の面会の結果どうだった？新薬を採用してくれそう？
いいえ。今回の面会では採用していただけませんでした
どこがダメだったの？
安全面がネックとのこと。患者からのクレームが怖く、今回のデータだけでは不安なので採用は見送りたいとのことでした。もう少しデータがあれば採用を考えてもよいともおっしゃっておりました。
OK！分かった！
報告や連絡のとき何か回答するときは
自分の言いたいことは言わず
相手が聞きたいことだけを考えて答えるようにしましょう。
そうすればコミュニケーションも上手くいきます。
事実でも主観でもよい場面
すべてが「事実」だけ伝えればよいというわけではありません。
・相手から意見を聞かれたとき
・一つの議題に対してなんでもよいので意見を出してほしいと言われたとき
・世間話
ビジネスの場面でも主観的な意見が必要なときはあります。
いわゆるブレインストーミングもそのうちの一つです。
ややこしくなりますが
場面に合わせて上手く使いこなせるようになりましょう。
まとめ
今回は
報告や連絡で悩んでいる人向けに
「主観」的な意見を捨てて、「事実」だけを伝える大切さをお伝えしました。
質問に対しては
相手が何を聞きたいのかをしっかり考えてたうえで
「事実」だけ伝えるように意識しましょう！
私も上司からこっぴどく怒られて気づいた部分です。
当時を振り返ると
確かに上司からみればトンチンカンな回答ばかりでした。
そりゃ上司もお怒りになります(;^ω^)
1人でも犠牲者がでないよう
今回の記事を参考にしていただければ嬉しいです。
それではまた！
コメント